Kihlaus on helppo osa. Sen jälkeen edessä on kysymysten sarja, johon kukaan ei ole antanut valmista vastausta: missä järjestyksessä asioita hoidetaan, paljonko kaikki maksaa ja mitä hääpaikalta pitäisi muistaa kysyä. Häiden järjestäminen on käytännössä projekti, jossa muutama varhainen päätös ratkaisee kaiken muun. Tämä opas käy läpi aikataulun, budjetin, hääpäivän kulun ja sen muistilistan, jota kannattaa seurata.
Häiden järjestäminen alkaa kolmesta päätöksestä
Ennen kuin katsot yhtäkään juhlatilaa, päätä nämä kolme asiaa. Ne määrittävät käytännössä kaiken muun – myös sen, mikä paikka on teille ylipäätään mahdollinen.
- Vierasmäärä. Karkea arvio riittää, mutta se on tärkein yksittäinen luku koko projektissa. Se ratkaisee tilan, ruoan ja suurimman osan budjetista.
- Ajankohta. Vuodenaika, kuukausi ja mielellään kaksi vaihtoehtoista päivää. Joustavuus tuo sekä valinnanvaraa että säästöä.
- Budjetin suuruusluokka. Ei senttiä myöten, vaan raami. Ilman sitä vertailu on mahdotonta.
Kun nämä ovat selvillä, tarjouspyyntö hoituu yhdellä viestillä ja saat vertailukelpoisia vastauksia sen sijaan, että jokainen paikka kysyisi samat tarkennukset.
Hääjuhlan aikataulu – mitä varataan ja milloin
Aikataulu vaihtelee, mutta tämä järjestys toimii useimmille pareille. Suositut kesälauantait varataan Suomessa usein reilusti yli vuotta aiemmin, joten liikkeelle kannattaa lähteä aikaisemmin kuin tuntuu tarpeelliselta.
- 12–18 kuukautta ennen: juhlapaikka ja vihkiminen – nämä kaksi lukitsevat päivämäärän.
- 9–12 kuukautta: menu ja tarjoilut pääpiirteissään, kuvaaja, mahdollinen musiikki.
- 6 kuukautta: kutsut ulos, puvut, majoitus kauempaa saapuville.
- 3 kuukautta: menu lopullisesti, istumajärjestyksen runko, koristelu.
- 1 kuukausi: lopullinen vierasmäärä, erityisruokavaliot, aikataulu juhlapaikalle.
- Viikko: vahvistukset kaikille toimijoille ja päivän kulku kirjallisena.
Hääbudjetti – mihin rahat oikeasti menevät
Suurin erä on lähes aina juhlapaikka ja ruoka yhdessä. Juomatarjoilu on toinen iso ja samalla se, joka elää eniten: päättäkää etukäteen, tarjotaanko ruokajuomat, tervetuliaismalja vai avoin baari. Kuvaaja, puvut, kukat, sormukset ja musiikki muodostavat loput.
Tehokkain tapa vaikuttaa kokonaissummaan ei ole tinkiminen vaan vierasmäärä. Jokainen vieras maksaa ruoan, juomat ja kattauksen – kaksikymmentä vierasta vähemmän siirtää budjetista tuhansia euroja. Moni pari huomaa, että pienemmällä porukalla saa paremman ruoan ja kauniimman tilan samalla rahalla.
Toinen vipu on ajankohta. Kesäkuun lauantai on kysytyin ja kalleimmin hinnoiteltu; touko-, syys- ja talvikuukaudet sekä arkipäivät ovat usein edullisempia ja tiloissa on paremmin valinnanvaraa.
Hääpaikan valinta – mitä kysyä ennen kuin varaat
Hinta yksinään ei kerro, mitä olette ostamassa. Nämä kysymykset paljastavat tarjousten todelliset erot:
- Onko tila yksityisessä käytössänne vai jaettu muiden seurueiden kanssa?
- Peritäänkö erillinen tilavuokra, vai riittääkö tarjoilujen vähimmäishenkilömäärä?
- Onko paikalla oma keittiö vai tuodaanko ruoka ulkopuolelta?
- Miten erityisruokavaliot hoidetaan käytännössä?
- Mitä kattaukseen sisältyy – liinat, servetit, kynttilät, kukat?
- Onko majoitusta samassa talossa tai kävelymatkan päässä?
- Milloin lopullinen vierasmäärä on ilmoitettava ja mitkä ovat peruutusehdot?
- Mihin asti tila on käytössä, ja onko jatkoille paikka?
- Onko tila esteetön, jos vieraissa on liikuntarajoitteisia?
Kysykää myös, kuka on juhlapäivänä paikalla vastuuhenkilönä. Hyvä juhlapaikka rytmittää tarjoilun puheiden ja ohjelman mukaan ilman, että hääparin tarvitsee ohjeistaa iltaa kesken juhlan.
Hääpäivän kulku – tyypillinen runko
- Vihkiminen.
- Kuvaukset ja siirtyminen juhlapaikalle.
- Vastaanotto ja tervetuliaismalja, jonka aikana vieraat onnittelevat hääparia.
- Pöytään istuutuminen ja ruokailu.
- Puheet – yleensä pääruoan jälkeen.
- Hääkakku ja kahvi.
- Ensimmäinen tanssi ja vapaa ohjelma.
Kerro juhlapaikalle etukäteen, milloin puheet on tarkoitus pitää ja kuka niitä pitää. Se on pieni tieto, joka estää tavallisimman kiusallisen hetken: lautasten keräämisen kesken isän kiitospuhetta.
Pienet ja intiimit häät
Yhä useampi pari valitsee 10–40 vieraan juhlan sadan hengen sijaan. Syy on harvoin pelkkä raha: pienessä juhlassa ehtii puhua jokaisen vieraan kanssa, ruokaan ja tilaan voi panostaa enemmän per vieras, ja tunnelma pysyy lämpimänä koko illan.
Pieni hääjuhla asettaa tilalle omat vaatimuksensa. Liian suuri sali saa kolmenkymmenen hengen juhlan tuntumaan vaisulta, joten kannattaa etsiä tila, joka on oikean kokoinen juuri teidän porukalle – ei se, joka on jäänyt vapaaksi.
Häiden muistilista
- Päätä vierasmäärä, ajankohta ja budjetin raami.
- Varaa juhlapaikka ja vihkiminen samalle päivälle.
- Sovi menu ja juomatarjoilun laajuus.
- Lähetä kutsut: aika, paikka, pukukoodi, ilmoittautumispäivä ja kysymys erityisruokavalioista.
- Järjestä majoitus kauempaa saapuville.
- Päätä puheiden pitäjät ja järjestys.
- Toimita juhlapaikalle lopullinen vierasmäärä, erityisruokavaliot ja päivän aikataulu.
- Vahvista kaikki toimijat viikkoa ennen.
Yleisimmät sudenkuopat
- Paikka varataan liian myöhään. Suositut kesälauantait menevät ensimmäisinä.
- Vierasmäärä kasvaa suunnittelun aikana. Sovi raja etukäteen ja pitäkää siitä kiinni.
- Juomatarjoilun laajuus jää auki. Se on budjetin tavallisin yllätys.
- Erityisruokavaliot kysytään liian myöhään. Keittiö tarvitsee tiedot päiviä, ei tunteja, ennen juhlaa.
- Aikataulu on vain hääparin päässä. Kirjoita päivän kulku ylös ja jaa se juhlapaikalle ja toimijoille.
- Esteettömyys unohtuu. Tarkista se, jos vieraissa on iäkkäitä tai liikuntarajoitteisia.
Häät Oulussa – esimerkki käytännössä
Konkreettinen esimerkki auttaa hahmottamaan, miltä kokonaisuus näyttää. De Gamlas Hem on vuonna 1906 valmistuneessa suojellussa jugendtalossa toimiva hotelli ja ravintola Oulun keskustassa. Juhlatilat ulottuvat 6–8 hengen kabinetista jopa sadan hengen juhlaan, joten sama talo palvelee niin intiimiä illallista kuin suurta hääjuhlaa.
Tarjoiluista vastaa talon oma keittiö, ja juhlamenuissa on sekä kolmen ruokalajin illallisia että buffet-vaihtoehtoja. Erityisruokavaliot valmistetaan erillisinä lautasannoksina. Valkoiset kangasliinat ja -servetit kuuluvat menun hintaan, ja tiloista ei peritä erillistä vuokraa, kun tarjoilut tilataan tilakohtaisen vähimmäishenkilömäärän mukaan. Kauempaa saapuville löytyy 22 hotellihuonetta samasta talosta, joten juhla, illallinen ja yöpyminen ovat samassa osoitteessa.
Lue tarkemmin hääjuhlan järjestämisestä De Gamlas Hemissä tai kysy vapaita hääpäiviä myyntipalvelusta: sales@degamlashotel.fi, puh. 075 325 7605.
Muut juhlat samoissa tiloissa
Samat salit ja sama keittiö palvelevat elämän muitakin merkkipäiviä. Jokaiselle juhlalajille on oma sivunsa, jossa kerrotaan tilat, tarjoilut ja käytännön järjestelyt tarkemmin:
- Karonkka – väitöksen jälkeinen illallinen vastaväittäjän kunniaksi. Taustaksi myös karonkkaopas.
- Syntymäpäiväjuhlat – merkkipäivät pienestä illallisesta suureen juhlaan.
- Ristiäiset ja nimiäiset – rauhallinen tila perhejuhlalle.
- Muistotilaisuus – arvokkaat puitteet ja hienovarainen palvelu.
- Kokoukset ja yritystilaisuudet – kokouspaketit tarjoiluineen ja tekniikoineen.
Hyvä tietää kaikissa tilaisuuksissa: suojeltu, vuonna 1906 valmistunut rakennus ei ole täysin esteetön. Jos vieraissa on liikuntarajoitteisia, mainitse siitä jo tarjouspyynnössä, jotta järjestelyt suunnitellaan etukäteen.
Usein kysyttyä häiden järjestämisestä
Milloin hääpaikka kannattaa varata?
Suositut kesälauantait varataan usein 12–18 kuukautta etukäteen. Juhlapaikka ja vihkiminen kannattaa lukita ensin, sillä ne määrittävät päivämäärän. Touko-, syys- ja talvikuukausina sekä arkipäivinä valinnanvaraa on enemmän.
Mistä hääbudjetti muodostuu?
Suurin erä on juhlapaikka ja ruoka yhdessä, sen jälkeen juomatarjoilu. Loput muodostuvat kuvaajasta, puvuista, kukista, sormuksista ja musiikista. Vierasmäärä vaikuttaa kokonaissummaan enemmän kuin mikään yksittäinen valinta.
Mitä hääpaikalta kannattaa kysyä?
Onko tila yksityinen, peritäänkö tilavuokra vai riittääkö tarjoilujen vähimmäismäärä, onko oma keittiö, mitä kattaukseen sisältyy, onko majoitusta, milloin lopullinen vierasmäärä ilmoitetaan ja mihin asti tila on käytössä.
Kuinka monta vierasta häihin kutsutaan?
Vaihtelu on suurta. Pienet ja intiimit häät ovat tyypillisesti 10–40 vierasta, perinteinen hääjuhla 50–100. Tärkeintä on, että tila on oikean kokoinen vierasmäärälle.
Missä vaiheessa puheet pidetään?
Tavallisimmin pääruoan jälkeen. Kerro puhujat ja ajankohta juhlapaikalle etukäteen, jotta tarjoilu rytmittyy niiden mukaan.
Voiko häät järjestää pienelle porukalle?
Kyllä. Monissa juhlapaikoissa on kabinetteja kuuden–kahdeksan hengen illalliselle, ja pienempi juhla mahdollistaa usein paremman menun ja rauhallisemman tunnelman. Tarkista vain, onko tarjoiluille vähimmäishenkilömäärä.
